Werking van het oudercomité

1. Doelstelling:

De basisdoelstelling van het oudercomité is, in een open en neutrale sfeer, het bevorderen van de samenwerking tussen ouders en de school, met het onderwijs- en opvoedingswelzijn van alle leerlingen van de school voor ogen.

Het oudercomité hecht een groot belang aan een goede relatie met het schoolbestuur, de directie en de leerkrachten van de school.
Het oudercomité wil de betrokkenheid van ouders bij de school verhogen met het oog op een betere participatie van ouders.

Concreet betekent dit dat het oudercomité de volgende vijf kerntaken zal opnemen:
• Alle ouders informeren over de activiteiten en standpunten voornamelijk via mail en de website van de school
• Ontmoetingsactiviteiten organiseren, zodat de ouders elkaar en de school leren kennen.
• De school ondersteunen, zowel financieel als door hulp te bieden, dit in overleg met het schoolteam.
• Betrokkenheid van ouders in het lokale schoolbeleid in goede banen leiden
• Fungeren als aanspreekpunt naar andere ouders, gekaderd binnen de basisdoelstelling van het oudercomité.

Het oudercomité onthoudt zich principieel van elke inmenging in de specifieke onderwijstaken van leerkrachten en directie. Elke ouder overstijgt het belang van zichzelf en van zijn eigen kinderen en streeft naar het belang van de schoolgemeenschap.

2. Samenstelling van het oudercomité:

– De voorzitter:

Hij of zij zit de vergaderingen van het Oudercomité voor. De voorzitter ziet er op toe dat de communicatie met de ouders, met het schoolbestuur en met de directie vlekkeloos verloopt, incl. het vooraf ter inzage bezorgen aan de directie van alle communicatie. De voorzitter zorgt er voor dat de genomen beslissingen worden uitgevoerd. De voorzitter ondertekent alle brieven en officiële documenten in naam van het Oudercomité.

Hij of zij leidt de vergaderingen, zorgt dat alle meningen aan bod komen en streeft naar een consensus;

– De secretaris:

De secretaris is verantwoordelijk voor de administratie van het Oudercomité, is belast met de correspondentie van het Oudercomité en is verantwoordelijk voor de verslaggeving van de bijeenkomsten. Hij of zij stelt in overleg met de voorzitter de agenda voor de vergaderingen van het Oudercomité op.

Hij of zij houdt een ledenlijst bij, legt die minimaal eenmaal per jaar voor en laat die op de website van de school plaatsen.

– De penningmeester:

Hij of zij beheert de financiën van het oudercomité.
Hij of zij houdt het kasboek bij met de verantwoording van inkomsten en uitgaven en maakt van iedere activiteit een kosten-batenverslag op.
Hij of zij stelt bij de aanvang van een nieuw schooljaar een budget op en maakt een financieel verslag op van het voorbije schooljaar.
Hij of zij doet dit alles in samenspraak met de voorzitter.

3. Werking:

Elke ouder die kinderen ingeschreven heeft op de school kan lid worden van het oudercomité. De leden scharen zich achter de doelstellingen van het oudercomité en verbinden zich ertoe de vergaderingen bij te wonen en/of de activiteiten voorzien in de jaarplanning te ondersteunen. De ledenlijst wordt elke eerste vergadering van het schooljaar opgemaakt, wijzigingen of bijkomende leden tijdens het schooljaar worden in het verslag van het eerstvolgende overleg geformaliseerd. Er is geen maximum aantal leden en lid worden van het oudercomité is niet beperkt tot één bepaald instapmoment.

De directeur en een afvaardiging van de personeelsleden worden uitgenodigd om deel te nemen aan de vergaderingen van het oudercomité.
Lid zijn van het oudercomité is voor onbepaalde duur. Het eindigt wanneer de ouder niet meer voldoet aan de voorwaarde van lidmaatschap.
Het lidmaatschap kan ook worden stopgezet wanneer het lid zich tegenstrijdig het doel van het oudercomité gedraagt. In dit geval moet 2/3 van de leden van het oudercomité de uitsluiting onderschrijven. De stemming verloopt in dat geval geheim. Een volledige lijst van de leden van het oudercomité, inclusief hun functie(s), wordt gepubliceerd op de website van de school. Deze lijst wordt regelmatig geactualiseerd.
Alle ouders krijgen bij het eerste infomoment een brief met hierin de voorstelling van het oudercomité en de uitleg hoe zij kunnen aansluiten.
Daarnaast kan het oudercomité voor de uitvoering van concrete activiteiten beroep doen op losse medewerkers. Dit zijn personen, al dan niet ouders van kinderen in de school, die kenbaar maken te willen meehelpen aan activiteiten zonder verder als lid van het oudercomité te (kunnen) worden beschouwd.

4. Fondsenwerving-activiteiten:

Het oudercomité staat in voor het verwerven van de financiële middelen die vereist zijn om bovenvermelde doelstellingen te realiseren. Daartoe organiseert zij onder meer allerlei activiteiten van sociale, ontspannende of culturele aard en zorgt zij voor sponsoring.
De middelen die het oudercomité verwerft, worden prioritair besteed aan de schoolwerking in de breedste zin van het woord en moeten uiteraard rechtstreeks of onrechtstreeks ten goede komen aan alle leerlingen van de school.

Het oudercomité staat in overleg met de school in voor de inrichting, organisatie en publicatie van activiteiten volgens hun vooropgestelde en goedgekeurde agenda.

De schooldirectie zal hierbij de school ter beschikking stellen alsook een ondersteuning vragen van het lerarenkorps.
Elke vaste of repetitieve activiteit vertrekt vanuit een concrete werkgroep waarbij de coördinatie in handen is van één van de leden van het oudercomité.

Tijdens het schooljaar kunnen extra werkgroepen opgericht worden die belast worden met een concrete opdracht in het kader van de doelstellingen van het oudercomité.

De coördinator rapporteert de resultaten van de werkzaamheden van de werkgroep aan het oudercomité.
Naast leden van het oudercomité kunnen in die werkgroepen ook losse medewerkers opgenomen worden die niet tot het oudercomité behoren.

Van iedere activiteit wordt een kosten-batenverslag opgemaakt, samen met een financiële update. Op de laatste vergadering van ieder schooljaar wordt het globaal financieel verslag van alle activiteiten door de penningmeester voorgelegd, besproken en goedgekeurd. De resultaten van de opbrengst van de activiteiten worden gecommuniceerd naar de school.

5. Financiën:

Het financieel beheer gebeurt volgens het principe van “de goede huisvader”. Het saldo van de kas van het oudercomité mag dan ook nooit negatief zijn.

Het oudercomité heeft een eigen rekening waarbij minstens twee leden, waaronder de penningmeester, volmacht uitoefenen.
Alle in- en uitgaven worden in een kasboek ingeschreven. Van elke uitgave wordt een bewijs bijgehouden.

Geen enkele uitgave mag worden verricht zolang de fondsen, die nodig zijn voor de vereffening, niet beschikbaar zijn.

Een lid van het oudercomité mag slechts in opdracht van de voorzitter of de penningmeester een aankoop in functie van het oudercomité verrichten. Het lid dat op persoonlijk initiatief een aankoop in functie van het oudercomité wil doen, dient hiertoe voorafgaandelijk schriftelijke toestemming te vragen en deze toestemming vernieuwen indien de kostprijs boven het afgesproken bedrag ligt.

Een lid, gelast met een aankoop, zorgt voor een kasticket/aankoopbewijs van de aankoop en zal bij afgifte hiervan aan de penningmeester terugbetaald worden. Een lid kan géén terugbetaling vragen van kosten die niet op voorhand door de voorzitter of penningmeester gekend of goedgekeurd zijn.

6. Vergaderingen en verslaggeving:

Het oudercomité vergadert ongeveer 5x per schooljaar op een vooraf vastgestelde datum en plaats. De werkgroepen komen samen volgens noodzaak. Alle betrokkenen worden hiervoor tijdig uitgenodigd. De vergaderingen van het oudercomité kunnen steeds door alle ouders en losse medewerkers die geen lid zijn van het oudercomité worden bijgewoond.

Een werkjaar van het oudercomité valt samen met het schooljaar.

De voorzitter bepaalt de agenda van de vergadering en deze wordt, na voorafgaande inzage door de directie, samen met de uitnodiging voor de vergadering van het oudercomité via mail verspreid. Ieder lid/ouder kan vooraf ingediende varia op de agenda laten plaatsen. De vergadering wordt geleid door de voorzitter.

De directie en leerkrachten worden eveneens uitgenodigd tot de vergaderingen. Alle beslissingen van het oudercomité worden in principe genomen op de vergadering bij consensus. Slechts indien er geen consensus is wordt er een stemming georganiseerd. Deze stemming gebeurt in principe niet geheim, tenzij op uitdrukkelijk verzoek van een lid van het oudercomité. In dit geval wordt een beslissing aangenomen wanneer de beslissing gesteund wordt door minstens de helft plus 1 van de aanwezigen. Bij gelijk aantal stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend. Van elke vergadering en werkgroep wordt een verslag opgemaakt. Dit verslag wordt aan alle leden van het oudercomité en aan de directie bezorgd. Het verslag wordt openbaar gemaakt met uitzondering van de vertrouwelijke punten.